Ile kosztuje księgowość w 2026 roku?

Pełna księgowość to najbardziej rozbudowana forma ewidencji finansowej, wymagana m.in. dla spółek z o.o., spółek akcyjnych oraz większych przedsiębiorstw. W 2026 roku jej koszt nadal rośnie – głównie ze względu na inflację, zmiany w przepisach podatkowych oraz coraz większą odpowiedzialność biur rachunkowych.

Średni koszt księgowości w 2026 roku

Analizując oferty biur rachunkowych w 2026 roku, widać duże różnice cenowe w zależności od zakresu usług i formy rozliczeń. Dla uproszczonych form ewidencji ceny zaczynają się zwykle od kilkuset złotych, natomiast pełna księgowość wiąże się z wyraźnie wyższym miesięcznym kosztem.

Jak czytamy na stronie br-ingenium.pl – biuro rachunkowe Poznań, w praktyce rynkowej:

• prowadzenie księgowości dla firm rozliczających się na ryczałcie lub KPiR może zaczynać się od 159 zł netto,
• natomiast bardziej rozbudowana obsługa księgowa (w tym spółek) to koszt od 479 zł netto wzwyż, zależnie od liczby dokumentów i zakresu obowiązków.

Takie widełki pokazują, że ostateczna cena księgowości rzadko jest „sztywna” i niemal zawsze ustalana jest indywidualnie.

Co wpływa na koszt pełnej księgowości?

Na ostateczną cenę usługi wpływa kilka kluczowych czynników:

1. Liczba dokumentów księgowych

Im więcej:

• faktur sprzedaży i zakupu
• wyciągów bankowych
• dokumentów magazynowych

tym wyższy koszt obsługi.

2. Forma prawna firmy

Pełna księgowość jest obowiązkowa m.in. dla:

• spółek z o.o.
• spółek akcyjnych
• fundacji i stowarzyszeń prowadzących działalność gospodarczą

3. Zakres usług

Cena rośnie, jeśli w pakiecie są:

• deklaracje CIT, VAT, JPK
• sprawozdania finansowe
• obsługa kadr i płac
• reprezentacja przed US i ZUS

4. Branża i stopień skomplikowania

Firmy z branż takich jak:

• e-commerce
• IT
• budownictwo
• handel międzynarodowy

wymagają bardziej zaawansowanej obsługi.

Co wchodzi w zakres pełnej księgowości?

Standardowy zakres obejmuje:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych
• ewidencję środków trwałych
• rozliczenia VAT i CIT
• sporządzanie sprawozdań finansowych
• przygotowanie dokumentów do KRS
• bieżące doradztwo księgowe

Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa?

Pełna księgowość (księgi rachunkowe) nie jest wyborem – w wielu przypadkach wynika wprost z przepisów. Obowiązek jej prowadzenia zależy przede wszystkim od formy prawnej oraz wysokości przychodów.

Pełna księgowość – obowiązkowo od początku

Pełną księgowość muszą prowadzić zawsze, niezależnie od wysokości przychodów:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
• spółki akcyjne
• spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne
• fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą

W ich przypadku nie ma możliwości wyboru uproszczonych form ewidencji.

Pełna księgowość po przekroczeniu limitu przychodów

Jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki osobowe (np. jawne, cywilne osób fizycznych) muszą przejść na pełną księgowość, jeśli ich przychody netto ze sprzedaży w poprzednim roku obrotowym przekroczą:

2 000 000 euro (przeliczone na złote wg kursu NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku)

Po przekroczeniu limitu:

• pełna księgowość obowiązuje od 1 stycznia kolejnego roku,
• nie ma możliwości powrotu do KPiR w tym roku.

Rejestracja VAT w 2026: zwolnienie do 240 000 zł, VAT-R i VAT-UE

Firmy rozpoczynające rozliczenia VAT lub zmieniające status (zwolnienie ↔ czynny), w tym planujące transakcje unijne (VAT-UE).

1) Kto i kiedy musi (albo może) złożyć VAT-R

• Zwolnienie podmiotowe do 240 000 zł sprzedaży (bez VAT) od 2 stycznia 2026r – możesz być „nie-VATowcem”. Zwolnienie traci moc w momencie przekroczenia limitu.
• Zwolnienie nie przysługuje m.in. przy usługach prawniczych, doradczych, jubilerskich, ściąganiu długów, dostawach niektórych towarów (m.in. akcyzowych, terenów budowlanych, nowych środków transportu itd.). W tych przypadkach rejestracja jako czynny VAT jest wymagana od początku działalności.

Termin na VAT-R:

• Przed pierwszą czynnością opodatkowaną, albo
• Przed utratą prawa do zwolnienia / przed początkiem miesiąca rezygnacji ze zwolnienia (zaznaczasz to w VAT-R).

2) VAT-UE (NIP-UE) w VAT-R – kiedy i po co?

Jeśli zamierzasz dokonywać WDT/WNT albo świadczyć usługi B2B wg art. 28b dla kontrahentów z UE, zarejestruj się do VAT-UE przed pierwszą taką transakcją. Robisz to na VAT-R (część C.3) – przy pierwszej rejestracji albo przez aktualizację VAT-R. Potem pamiętaj o VAT-UE (informacja podsumowująca).

Weryfikacje:

• Biała lista VAT (status krajowy) oraz VIES (status VAT-UE) – w przypadku transakcji VAT-UE rób i archiwizuj screeny z VIES z dnia transakcji.

3) Jak złożyć VAT-R poprawnie

Kanał i wzór
Złóż online w e-Urzędzie Skarbowym na bieżącym formularzu VAT-R.

Co zaznaczyć w formularzu

• C.1/C.2 – status (czynny/zwolniony), sposób rozliczeń (miesięczny/kwartalny – pamiętaj o warunkach dla kwartalnych).
• C.3 – VAT-UE (jeśli planujesz transakcje unijne – rejestruj się zanim je rozpoczniesz).
• SME (od 2025) – jeśli dotyczy Cię procedura szczególna dla małych przedsiębiorstw (działalność w kilku krajach UE na zwolnieniu), sprawdź, czy spełniasz warunki.

1. Opłaty
   • Brak opłaty za rejestrację VAT-R. 170 zł dotyczy wyłącznie papierowego potwierdzenia rejestracji (VAT-5) – jest opcjonalne.
2. Pełnomocnictwa
   • Jeśli księgowy wysyła VAT-R/JPK w Twoim imieniu, upewnij się, że masz złożone UPL-1 (elektroniczne pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji). Można je dodać przez e-Urząd.
   • Może warto dopisać że urzędy zawsze proszą jeszcze o akt notarialny/umowę najmu lokalu w którym zarejestrowana jest firma oraz oświadczenie czym zajmuje się spółka
3. Po wysyłce
   • Sprawdź swój status na Białej liście VAT i – jeśli rejestrowałeś VAT-UE – w VIES.

4) Co dalej po rejestracji

• JPK_V7 – co do zasady miesięcznie do 25. dnia miesiąca (wariant kwartalny – tylko gdy spełniasz warunki „małego podatnika” i nie dotyczy Cię wyłączenie).
• VAT-UE – jeśli masz NIP-UE i transakcje unijne: miesięcznie do 25. dnia za poprzedni miesiąc.

5) Najczęstsze błędy

1. Rejestracja „po fakcie” – VAT-R musi być przed pierwszą sprzedażą opodatkowaną / przed utratą lub rezygnacją ze zwolnienia.

2. Brak rejestracji VAT-UE przed WDT/WNT – skutkuje problemami ze stawką 0% i obowiązkami raportowymi.

3. Zły tryb rozliczeń w VAT-R (np. kwartalny bez spełnienia warunków) → korekty i ryzyko sankcji.

4. Brak UPL-1 przy zdalnych wysyłkach przez biuro – odrzucenie dokumentów.

5. Płatne potwierdzenie (170 zł) zamawiane „z rozpędu” – nie jest wymagane.

Jak pomoże Biuro Rachunkowe w Łodzi BilanseXpert?

Chcesz, żebyśmy ogarnęli VAT-R „od A do Z”. Daj znać — przygotujemy i wyślemy komplet w Twoim imieniu.